Stafmedewerker / Office Manager

Stafmedewerker / Office Manager

Geplaatste datum: 11/03/2019 (2 Weken geleden)

Al voor gesolliciteerd: Ongedefinieerd
Sollicitaties : 0
Keer bekeken : 10
Vacature overzicht

Stichting RIJK heeft een vacature voor een Office Manager / Stafmedewerker voor 24 uur in de week!

Schaal 8 volgens CAR-UWO (min. 2.335 en max 3.376 op basis van 36 uur)

Wie zijn wij

Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (RIJK) is een hechte organisatie die is opgericht voor en door gemeenten, om de deelnemende gemeenten van kwalitatief hoogwaardig advies en begeleiding te voorzien op het gebied van inkoopondersteuning en contractmanagement. We geloven in persoonlijke betrokkenheid bij alles wat we doen. Het gaat ons om de meerwaarde die we met inkoop en contractmanagement kunnen leveren voor de ambtenaren en de burgers van onze gemeenten. Daar gaan we elke dag voor!

Persoonlijk en deskundig, dat is RIJK.

RIJK werkt in toenemende mate met specialistische kennisteams. Vanuit expertise kunnen wij immers een verdiepingsslag maken voor onze klanten. Daarom investeren wij in scholing, ontwikkeling en kennisuitbreiding van onze medewerkers, om zo vanuit een dieper inhoudelijk begrip onze klanten gericht te kunnen begeleiden en adviseren.

Plaats in de organisatie

Als Stafmedewerker ressorteer je hiërarchisch onder de Manager Interne Organisatie.

Stichting Rijk is gehuisvest bij de gemeente Heemstede. Je vormt met de Management Assistent het secretariaat van Stichting RIJK en zorgt samen voor een optimale bereikbaarheid en vervangt elkaar bij afwezigheid. De Management Assistent is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de MT-leden en kent als taakverantwoordelijkheden onder andere de overlegstructuur en de voortgang op de planning & control.

Aard en omvang van het functiegebied

De Office Manager / Stafmedewerker faciliteert een optimale werkomgeving voor de medewerkers én is daarin eerste aanspreekpunt, zo ook voor de in- en externe (warme) communicatie van RIJK.

WERKZAAMHEDEN

IT/Randapparatuur

  • Je ziet toe op de kwaliteit van onze softwareprogramma’s (met name Rijks Informatie Systeem of het RIS)
  • Je realiseert stuurmogelijkheden RIS (ontwikkelen/testen) en je hebt een actieve rol bij de bewaking van het dashboard en bij escalatie van problemen
  • Je draagt bij aan verdere ontwikkeling en nieuwe releases van het RIS
  • Je bent verantwoordelijk voor IT zaken en mobiele telefonie
  • Je hebt een helpdeskfunctie, en begeleidt en traint medewerkers

HRM

  • Je bent verantwoordelijk voor het HRM proces vanaf vacature tot einde dienstverband en hebt de verbindende rol hierbij
  • Je verzorgt de werkomgevingsintroductie en plant trainingen in (dit doe je in samenspraak met de opleidingscoördinator
  • Je coördineert vlekkeloos het verstrekken van laptops, mobiele telefoons en dergelijke
  • Je hebt een helpdeskfunctie, en begeleidt en traint medewerkers

Communicatie

  • Je ziet toe op naleving en bijwerken van diverse handboeken bv inkopershandboek, personeelshandboek, ICT en communicatiestrategie
  • Je organiseert RIJK-evenementen (van concept tot locatie, catering, uitnodigingen)
  • Je betrekt en onderhoudt contact met externen en ziet toe op het budget
  • Je bent verantwoordelijk voor de huisstijl en uitingen daarvan en bent in de lead bij de implementatie van de nieuwe huisstijl
  • Je initieert het gebruik van Social Media (Twitter en LinkedIn) ten behoeve van RIJK en weet medewerkers van RIJK hiervoor te enthousiasmeren

Contactpersoon derden

  • Je bent aanspreekpunt voor ICT/Telefonie/Huisvesting/HRM/Communicatie
  • Je coördineert de keuze van leveranciers, onderhoudt contacten en evalueert periodiek
  • Je verzorgt contractbeheer in deze

Je bent verantwoordelijk voor overige werkzaamheden in kader van de functie ten behoeve van een optimale werkomgeving voor de medewerkers van RIJK.

Opleiding, ervaring en verwachting

  • Je hebt HBO niveau
  • Je bent organisatiesensitief, je kan goed zelfstandig werken, plannen en organiseren, je ziet toe op voortgangsbewaking en bent resultaatgericht, je bent pro-actief en integer, je bent verbindend
  • Je kunt goed schakelen in je communicatie met gesprekspartners
  • Je hebt kennis van en visie op trends en ontwikkelingen binnen je vakgebied
  • Je hebt kennis van projectmatig werken
  • Je hebt een aantal jaar relevante werkervaring
  • Je bent beschikbaar voor 24 uur, op vaste dagen en stelt je hierin flexibel op
  • Je bent zichtbaar voor je collega’s (nodig in een omgeving waar collega’s veelal op afstand werken)
  • Samen met je collega Management Assistent zorg je voor een bereikbaarheid tussen 8.30-17.00 uur en vervang je elkaar bij afwezigheid

Competenties

Organisatiesensitivi

Vacature details