Office Manager

Office Manager

Geplaatste datum: 28/03/2019 (3 Weken geleden)

Al voor gesolliciteerd: Ongedefinieerd
Sollicitaties : 0
Keer bekeken : 16
Vacature overzicht
Bedrijfsprofiel:

Office Manager gezocht voor een grote speler in de facilitaire schoonmaakbranche. Wij zijn op zoek naar een nieuwe collega die het team in de regio Eindhoven komt versterken als Office Manager. Jouw focus ligt op het het ondersteunen van de Districtsmanager en de Regiomanager in jouw regio.

In deze functie ben ben jij communicatief sterk, graag een spin in het web én cijfermatig sterk. Daarnaast ben je secuur en servicegericht. In deze functie ben jij degene die het regelt, zorgt dat de contracten goed worden opgeschreven en dat de middelen er zijn om de klanten goed te bedienen. Jij regelt het wel.


Functieomschrijving:

In deze functie ondersteun je de Districtsmanager en Regiomanagers vanuit kantoor. Je bent overal van op de hoogte en samen met de HR functionaris verantwoordelijk voor de backoffice van het gebied.

Tot je takenpakket behoren onder andere:

Het district


  • De rechterhand van de Districtsmanager, houdt de operationele zaken in beeld, rondom de dienstverlening.
  • Het aanspreekpunt bij afwezigheid van de Districtsmanager omtrent operationele zaken.

Toetsing onderaannemers


  • Het onderhouden van contacten met onderaannemers en verzorgen van de correspondentie.
  • Het toetsen van onderaannemers en zorgdragen voor legaliteitsprocessen.

Werkvoorbereiding


  • Het opstellen van werkprogramma’s, materiaalstaten, logboeken en objectmappen ter voorbereiding van het werk.
- Het beheren van de object- en projectmappen.
  • Het, op basis van objectgegevens, samenstellen van standaard materiaalpakketten.
  • Het coördineren van de distributie en routeplanning.

Correspondentie, brieven en offertes naar klanten


  • Het, op basis van de object-/projectgegevens, maken van offertes.
  • Het verzorgen van de correspondentie met klanten.
  • Het verzorgen van mailings.

Administraties operatie


  • Het actueel houden van gegevens over de operatie.
  • Het controleren van tijdsregistratie bij klanten.
  • Het bijhouden van klantgegevens voor de afdeling commerciële zaken.

Managementrapportages


  • Het verzamelen en controleren van de gegevens over rayons en projecten en het regelmatig vervaardigen van managementrapportages, zodat tijdig bijgestuurd kan worden in de operatie.
  • Het attenderen van leidinggevenden op problemen in de operatie op basis van gegevens.

Materialen, materieel en auto’s


  • Het beheren van de voorraad materiaal/ materieel/ bedrijfskleding en standaardpakketten.
  • Het vaststellen van de inkoopbehoefte en inkopen.
  • Het controleren van binnengekomen goederen.
  • Het beheren van het wagenpark.
  • Het oplossen van storingen in machines.

Kwaliteitscontroles


  • Het registreren van klachten en bijdragen in de oplossing ervan.
  • Het verrichten van interne audits op de panden.
  • Het uitvoeren van risico-inventarisaties en evaluaties.
  • Het rapporteren van kwaliteitproblemen aan het management en voorstellen van corrigerende en/of preventieve maatregelen.

Actuele KAM-systemen


  • Het controleren en mede implementeren van interne en externe procedures en werkinstructies binnen het kader van het kwaliteitssysteem.
  • Het actueel houden van productinformatie en veiligheidsinformatiebladen.

Functiecriteria:

Dat klinkt als veel verantwoordelijkheid, en dat is het ook. Wij zijn dan ook op zoek naar een kandidaat die goed projectmatig kan werken voor de functie van Office Manager. Iemand die prioriteiten kan stellen en ook nee kan zeggen op de juiste momenten.

Daarnaast ben je:


  • Enthousiast persoon met enige jaren ervaring, slim en vooral heel flexibel;
  • Een HBO werk-denkniveau;
  • Ervaring binnen de facilitaire branche is een pré;
  • Goede office vaardigheden, je kunt snel met verschillende systemen werken;
  • Je wil en kan ondersteunend werken anderzijds heb je wel overwicht zodat zaken geregeld worden;
  • Je kunt overzicht houden en kan snel kunnen schakelen;
  • Je bent iemand met ambitie, doorgroeien binnen de organisatie is zeker een optie.

De aanbieding:
Onze opdrachtgever biedt je voor de functie van Office Manager een uitdagende, afwisselende functie waarin je veel ownership krijgt. De salarisrange ligt tussen de € 2250 – € 3250 per 4 weken. De inschaling is op basis van werkervaring.
Vacature details