Medewerker bestuursprocessen / directiesecretaresse

Medewerker bestuursprocessen / directiesecretaresse

Geplaatste datum: 15/01/2019 (3 Maanden geleden)

Al voor gesolliciteerd: Ongedefinieerd
Sollicitaties : 0
Keer bekeken : 63
Vacature overzicht

Medewerker bestuursprocessen / directiesecretaresse

Gemeente Sliedrecht zoekt een kei in coördineren, ondersteunen, uitvoeren en controleren van het logistieke proces en brede ondersteuning van de directie. In de rol van directiesecretaresse.



Vacaturenummer
53921

Aantal uur per week
32 - 36

Organisatie onderdeel
Gemeente Sliedrecht

Reageer voor
14-02-2019


Wat ga je doen?

De medewerker bestuursprocessen houdt zich bezig met het coördineren, ondersteunen, uitvoering en controleren van het logistieke proces en brede ondersteuning van de directie. Je beheert de agenda van de directie en voert taken rondom planning en organisatie uit. Je verricht voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden voor de directie.
Je draagt zorg voor de volledigheid van aangeleverde collegevoorstellen in procedurele zin en overlegt – indien nodig – met de betrokken steller.

Overige werkzaamheden zijn:
  • Het koppelen van de adviesnota's in BestuursInformatieSysteem (BIS) aan een vergadering;
  • Het opmaken van de agenda voor het college (inclusief bijbehorende bijlagen);
  • Het digitaal verzorgen van de aanlevering van de collegeagenda en stukken voor het college in iBabs;
  • Het verzorgen van de afwikkeling van de genomen raadsbesluiten en informeren van de verantwoordelijke afdeling;
  • Het bewaken van de beschikbare gestelde formats en de praktische uitvoering van het gedigitaliseerde bestuurlijke besluitvormingsproces, actie indien aanpassing noodzakelijk is en bewaakt uitvoering ervan;
  • Het wekelijks opstellen van de uitnodigingenlijst;
  • Het verwerken van de vastgestelde collegenotulen en CIB's in iBabs;
  • Het plaatsen van relevante informatie over het college (portefeuilleverdeling, vervangingsregeling, vakantieschema, etc.) op SID;
  • Vervangt de Directiesecretaris op het gebied van het logistieke proces m.b.t. collegevergadering, managementoverleg, technische vragen, artikel 39 vragen, toezeggingen, moties en amendementen.



Wat neem je mee?

  • MBO+ en/of ervaring op bijvoorbeeld bestuurskundig terrein;
  • Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
  • Goede schriftelijke en mondelinge vaardigheden
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal
  • Goede kennis van MS Office en Ibabs
  • Kennis van management-ondersteunende methoden en werkwijzen en interne administratieve procedures;
  • Prioriteiten kunnen stellen en beschikken over probleemoplossend vermogen;
  • Organisatorische vaardigheden, precisie, overzicht, tact en positief;
  • Gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen;
  • Geen 9 tot 5 mentaliteit.
  • Teamspeler
Samen met je collega’s weet je een goede collegiale sfeer te scheppen en zorg je voor een efficiënte en effectieve overdracht van werkzaamheden indien nodig. Je bent dienstverlenend, staat stevig in je schoenen en hebt gevoel voor bestuurlijke sensitiviteit.

Belangrijke competenties binnen deze functie zijn: initiatiefrijk, samenwerken, integriteit, representatief, improvisatievermogen en flexibiliteit.



Waar kom je te werken?

Sliedrecht is een dorp met 25.000 inwoners en ligt aan een van de drukst bevaren rivieren van Nederland, de Beneden Merwede. Er is veel ondernemerschap, van oudsher in de maritieme sector.
We werken bestuurlijk en ambtelijk nauw samen met de omliggende gemeenten in Drechtstedenverband, maar hebben als gemeente ons eigen karakter. We zijn klein genoeg om een trots dorp te zijn, maar varen mee op de voorzieningen en bedrijvigheid van de regio. Een dynamische combinatie!

De gemeente Sliedrecht zet sterk in op de veranderende rol van de overheid: de samenleving staat centraal. Hierdoor is er intern ook een verandering gaande om primair vanuit maatschappelijke vraagstukken te denken en daar het werk op in te richten. Dit is een wijziging die moet groeien en zich moet vormen, en als adviseur draag jij daar aan bij. Het college van B&W heeft concrete doelstellingen vanuit deze gedachte en jij bent de verbindende schakel tussen het college en de realisatie van deze doelstellingen.



Wat bieden we jou?

Een boeiende en gevarieerde functie van 32 tot 36 uur binnen een informele werkomgeving die volop in beweging is. Doordat de organisatie klein is, zijn de lijnen kort naar zowel de werkvloer als naar h
Vacature details